Die Bedeutung von Zeit in der Dienstleistung

Wenn die eigene Unternehmung überwiegend aus Dienstleistung besteht, so wird die gesamte wache Zeit, vorallem in der Start Phase, ins Unternehmen eingesetzt. Viele haben ihr Büro im Wohnungsverband eingerichtet und so verschwimmt im angeregten und motivierten Tun das Private und der geschäftliche Zeiteinsatz miteinander.

Das ist nicht schlimm, sagen jetzt viele, so verstehen wir die Umsetzung und den Aufbau unseres Unternehmens.

Als Unternehmensberaterin mit langjähriger Erfahrung in der Beratung von Dienstleistungsunternehmen, möchte ich das Augenmerk aber genau auf die Notwendigkeit der Erkennbarkeit von privater Lebenszeit und unternehmerischem Zeiteinsatz lenken. Wenn das Ziel der Aufbau eines nachhaltig bestehenden Unternehmens ist, so ist mit den Ressourcen auch achtsam umzugehen und eine Ressource ist die eigene Kapazität. Wer dieses Argument nicht für sich gelten lassen will, bitte hier ein unwiderlegbares: Die Stundensatzkalkulation.

In der Dienstleistung hängt der Stundensatz, unternehmensintern ermittelt, von zwei Faktoren ab: der individuellen Kostensituation und den eingesetzten Zeiteinheiten.

Die individuelle Kostensituation ist auf Basis der monatlichen, quartalsmäßigen und auch einmal jährlich verfügbaren Saldenliste bzw Einnahmen/Ausgabenaufstellung gut ermittelbar. Adaptierungen sind erforderlich und die Kostensituation Ihres Unternehmens liegt vor. Nun was ist nun damit zu tun? Klar ist, diese mit der Unternehmung zusammenhängenden Kosten müssen über die eingesetzte Zeit verdient werden. Mindestens. Denn darüber hinaus wird erst Gewinn gemacht! Aber wieviel Zeit wird denn eingesetzt, um den Umsatz zu erwirtschaften?

Um diese Frage zu beantworten müssen Zeitaufzeichnungen herangezogen werden. Aus diesen Zeitaufzeichnungen sollte hervor gehen, wofür die Zeit eingesetzt wird und nicht nur die Tatsache, dass von 8h bis 22h30 gearbeitet wurde. Zeiten, die für einen Auftrag erbracht werden und auch verrechnet werden, sind bei vielen Dienstleisters gut fest zu stellen. Zeiten, die zwar an einem Auftrag aufgewandt werden, nicht aber verrechnet werden können, werden schon von weit weniger Unternehmen aufgezeichnet. Die braucht es aber um in der Nachkalkultion erkennen zu können, was mich der Auftrag tatsächlich gekostet und damit dem Unternehmen gebracht hat. Für die Unternehmenssteuerung interessant sind noch jene Zeiten, die in der Verwaltung, in der Werbung aber auch in der Akquise anfallen. Netzwerken ist ebenfalls für das Unternehmen eingesetzte Zeit.

Wenn man nun die Individuellen Kosten eines Jahres durch die Summe der tatsächlich eingesetzten Zeiteinheiten dividiert, dann erhält man die Kosten pro eingesetzter Stunde. Wenn man die Kosten durch durch die tatsächlich verrechenbaren Stunden dividiert, sieht man wie hoch der Stundensatz pro verrechenbare Stunde mindestens sein muss um kostendeckend zu arbeiten. Beurteilen der Wirtschaftlichkeit des unternehmerischen Tuns ist so möglich.

Und wenn Sie als Unternehmerin/als Unternehmer Ihre Zeiten aufzeichnen, dann wird es in der Wachstumsphase auch leicht sein, von Ihren MitarbeiterInnen akurate Zeitaufzeichnungen zu erhalten. Zur Kostensituation eines neuen Mitarbeitenden genauer ein anderes Mal.

Gez cms

Kalkulation in der Dienstleistung

cms consulting Beitrag erschienen als Blogbeitrag jungunternehmerblog.at/was-ist-meine-dienstleistung-wert/

Als Unternehmensberaterin zähle ich viele Dienstleistungsunternehmen zu meinen Klienten. Eine immer wieder gestellte Frage: wie kalkuliere ich meinen Verkaufspreis? Als Unternehmerin/als Unternehmer kennen Sie regelmäßig den Marktpreis für Ihre Dienstleistung, aber was muss denn für Ihre Leistungsstunde verrechnet werden?

Um diese Frage beantworten zu können, muss die interne Kostenstruktur des Unternehmens betrachtet werden. Idealer Weise ziehe ich die Daten der letzten drei Jahre heran, die aus den Saldenlisten gut zu entnehmen sind.

Da sind dann all jene Daten von Interesse, die Ausgaben bzw Aufwand darstellen. Einerseits sind da regelmäßig Fremdleistungen zu finden und andererseit jene für zB Personalaufwand, Miete, Internet, Telefon Werbung aber auch Ausgaben für Unternehmensberatung, Rechts- und Steuerberatung und dergleichen.

Es ist nun ein Unterschied zwischen Fremdleistungen und den anderen Ausgabenpositionen, denn Fremdleistungen schwanken regelmäßig mit dem Umsatz mit. Von wieviel Prozent des Umsatzes im Durchschnitt für Fremdleistungen ausgegeben werden kann, sind den Verhältnissen der Fremdleistungen zum Umsatz der letzen drei Jahre zu entnehmen. Denn nur der Umsatz verringert um die Fremdleistungen steht dem Unternehmen zur Deckung der Fixkosten zur Verfügung. Typische Fixkosten sind eben Personalkosten, Miete, Internet und dergleichen und da werden die sogenannten Normalkosten für die Verkausfpreiskalkulation benötigt. Also jene Höhe der Kosten, die in einem normalen Durchschnittsjahr anfallen. Deshalb ja die letzten drei Wirtschaftsjahre herangezogen werden.

Jetzt fehlt nur noch eine Kostenposition, die nicht aus der Saldenliste bzw Einnahmen Ausgabenrechnung odere Gewinn- und Verlustrechnung zu entnehmen ist, nämlich die Abgeltung der eigenen Leistung ins eigene Unternehmen. Immer dann, wenn die UnternehmerIn nicht im Unternehmen angestellt ist oder gar nicht im Unternehmen tätig ist, dann braucht es in der Kalkulation eben diese Überlegung. Wieviel Stunden arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen? Was würden Sie denn mit Ihrer Leistung in einem anderen Unternehmen verdienen? Oder was müßten Sie jemandem bezahlen, damit er Ihre Leistung in Ihrem Unternehmen erbringt? Welche Frage immer, die Antwort ist ein Betrag der über den Umsatz verdient werden muß, als sogenannter kalkulatorischer Unternehmerlohn. Also ein weiterer Kostenfaktor.

All diese Kostenpositionen addiert ergeben die gesamten Fixkosten eines Wirtschaftsjahres.

Und nun kommt die Frage der Fragen: über wieviele Stunden müssen diese Fixkosten, erhöht um eine Gewinnmarge, verdient werden? Wieviele Stunden leisten Sie im Laufe eines Jahres? Und noch genauer, wofür setzen Sie denn Ihre Zeit genau ein? Haben Sie Zeitaufzeichnungen? Für die Stundenkalkulation brauchen Sie Zeitaufzeichnungen. Wenn Sie also eine genaue Stundenanzahl wissen, dann ist der Fixkostenblock plus Gewinnmarge durch die Anzahl der zu leistenden Stunden zu dividieren. Et voila, der Mindestnettostundensatz liegt vor Ihnen ohne Fremdleistungen für die individuelle Leistungsstunde, der Betrag müsste noch drauf geschlagen werden, gegebenenfalls.

Regelmäßig ist es nicht üblich über Rabatte bzw Skonti zu sprechen in der Dienstleistung. Weshalb der sich errechnende Betrag bereits der Nettoverkausfpreis einer Leistungsstunde ist. Um die Umsatzsteuer erhöht ergibt sich der zu verrechnende Bruttoverkaufspreis einer Dienstleistungsstunde.

Ein spezielles Thema in der Dienstleistung sind die Zeitaufzeichnungen. Was daraus für Informationen in Ihrer Unternehmensführung entnommen werden sollten und auch über verschiedene Methoden zur Aufzeichnung werde ich das nächste Mal berichten.

Preiskalkulation - wie geht das?

cms consulting Beitrag erschienen im Blog der Jungen WIrtschaft Wien 23.Februar 2017

Immer wieder werde ich in meiner Tätigkeit als Unternehmensberaterin damit beauftragt, einen Verkaufspreis für ein Produkt bzw eine Dienstleistung zu ermitteln. Dabei geht es um die Betrachtung eines Preises aus zwei Perspektiven: einmal aus der Marktsicht – was zahlt der Markt? – und andererseits aus der eigenen internen Unternehmenssicht – was muß
denn für ein Preis verlangt werden. Vorallem die zweite Perspektive wird vielfach vernachlässigt. Die eigene Kostensituation zu kennen kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Aber woher erhält man die Daten? Wenn in den Betrieben Kostenrechnung gemacht wird, dann basiert die Preiskalkulation auf den Daten der Kostenrechnung. Das ist in Betrieben, die Produkte herstellen, regelmäßig der Fall. Aus den Aufzeichnungen sind die einzelnen Kosten die bei der
Herstellung des Produktes anfallen zu entnehmen. Einerseits sind das Materialien, die zur Produktion notwendig sind und auch Löhne die dafür zu bezahlen sind. Andererseits gibt es noch Materialkosten, die nicht eindeutig einem Stück zugeordnet werden können, sogenannte Materialgemeinkosten. Ebenssolche Kostenpositionen gibt es auch bei der
Fertigung zB die Abschreibungen der Produktionsmaschinen. Insgesamt wird die Summe dieser Kosten als Herstellkosten bezeichnet. Darüber hinaus sind aus den Saldenlisten einer ganzen Periode, maximal 12 Monaten, die Vertriebskosten – Porti, Transporte usw. – entnehmbar ebenso die Verwaltungskosten – alle anderen Kosten wie zB die Unternehmensberatung aber auch Miete, Telefon, Internet udgl. Die Summe aus Herstellkosten und Verwaltungs- und Vertriebskosten sind die Selbstkosten des Betriebes bei der Herstellung des Produkts. Diese Selbstkosten sind um einen Gewinnanteil zu erhöhen. Es gibt Branchen in denen ist die Summe aus Selbstkosten und Gewinnanteil der Nettoverkaufspreis der nur noch um den Umsatzsteuerbetrag zu erhöhen. Sollte in der Branche aber Rabatte üblich sein und auch Skonti gewährt werden, so sind diese bei der Preiskalkulation bereits zu berücksichtigen. So stellt die Summe aus Selbstkosten und Gewinn den um das Skonto verringerten Betrag dar und danach ist der Betrag jener um den Rabatt
verringerte um den Rabatt zu erhöhen. Erst dann liegt der Nettoverkaufspreis vor, der um die gesetzliche Umsatzsteuer zu erhöhen ist um den Bruttoverkaufspreis zu erhalten. Also jener Verkaufspreis, der dem Kunden bekannt gegegeben wird bzw als Listenpreis oder Angebotspreis zu verstehen ist. Und erst jetzt kommt die Frage, wie passt der interne Verkaufspreis mit dem Marktpreis zusammen?
Wie aber ermittelt man den Verkaufspreis in einem Dienstleistungsunternhmen?